贵州省政府采购档案管理暂行办法

黔财采〔2007〕21号

各市、州、地财政局，省级各行政事业单位、人民团体，各政府采购代理机构：

为了规范和加强政府采购档案管理工作，有效保护和合理利用政府采购档案资源，我厅根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，制定了《贵州省政府采购档案管理暂行办法》，现印发给你们，请遵照执行。

　　                                                                                           二○○七年十一月十九日

贵州省政府采购档案管理暂行办法

第一章 总则

　　第一条 为加强政府采购档案管理，有效保护和合理利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我省政府采 购工作实际，制定本办法。

　　第二条　贵州省政府采购档案管理适用本办法。

　　第三条　政府采购档案是指政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在政府采购活动中形成的文字、图纸、图表、声像、纸质、磁盘、光盘等不同媒质载体的记录。

　　第四条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案管理，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

　　第五条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构要加强政府采购档案管理工作，建立健全政府采购档案管理制度，确保政府采购档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失。

　　第六条 各级政府采购监督管理部门负责同级政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第七条 行政机关、事业单位、团体组织在政府采购活动中所形成的政府采购档案，按照《政府采购法》规定的保管年限和公文立卷归档管理的有关规定执行。

第二章　政府采购档案的内容

　　第八条 政府采购档案内容主要包括：采购活动记录、采购预算、采购计划、采购方式审批文件、委托代理采购协议书、招标文件、招标公告、投标文件、评标报告、公正书、中标结果公告、中标通知书、合同文本、验收证明、质疑及答复、投诉及投诉处理决定、处罚决定，以及记录采购活动的其他有关资料。

　　采购活动记录至少应当包括下列内容：

　　(一) 采购项目类别、名称;

　　(二) 采购项目预算、资金构成和合同价格;

　　(三) 采购方式，采用公开招标以外的采购方式的，应当载明原因;

　　(四) 邀请和选择供应商的条件及原因;

　　(五) 评标标准及确定中标人的原因;

(六) 废标的原因。

第三章　政府采购档案归集

　　第九条　政府采购合同签订后三个月内，由责任人将该采购项目的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。

　　第十条　整理的档案应包括采购项目的全部文件材料和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。采购现场监控系统录制的音像资料等，可作为辅助档案资料保存，有关单位应建立健全监控系统音像资料的使用管理制度，以满足监管工作的实际需要。

　　第十一条　政府采购档案应当符合以下要求：

　　(一)政府采购档案的内容符合要求，规范统一;

　　(二)采购操作中形成的文件材料齐全完整;

　　(三)必须是原始件的，不可用复印件替代;

　　(四)文件材料中的签名、印鉴手续齐全;

　　(五)首页有“政府采购档案目录”;

　　(六)整理的政府采购档案应符合国家有关质量标准，便于保管和利用。

第十二条　政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相应材料，并说明补齐原因及有关信息，档案管理人员审核无误后归入原档案统一管理，保证档案的完整、真实、有效。

第四章　政府采购档案的管理

　　第十三条　政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构应依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。

　　第十四条　档案管理人员应加强归档档案的管理，在采购活动结束后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

　　第十五条　政府采购档案应妥善保管，并保证贮存场所的清洁卫生，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

　　第十六条 政府采购档案管理人员发生变更时，应按规定办理档案移交手续。

　　第十七条　采购人或采购代理机构因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购档案，应按档案管理的有关规定移交相关部门。

　　第十八条　政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程，并参照《政府采购档案目录》的顺序排列。

　　第十九条　政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。档案包装应使用无酸卷皮卷盒。

　　第二十条 政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。

　　未中标或成交供应商的投标文件作为资料由采购代理机构从采购结束之日起保存二年。

采购现场监控系统录制的音像资料的保存期限，由市(地)及以上财政部门按实际监管工作需要确定。省本级的保存期限不少于三个月。

第五章　政府采购档案的使用和销毁

　　第二十一条　各单位保存的政府采购档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅(借阅)或者复制，并办理查阅(借阅)或者复制登记手续。

　　政府采购档案借阅时间最长不得超过三个月。

　　第二十二条　档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

　　第二十三条　保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：

　　(一)档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造册;

　　(二)销毁意见应报单位负责人审核批准，同时报同级档案行政管理部门备案;

　　(三)销毁政府采购档案时，应邀请同级政府采购管理部门人员参加现场监销;

(四)销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第六章 监督检查

　　第二十四条 各级政府采购监督管理部门应当加强对政府采购档案工作的指导、监督和检查。

　　第二十五条 采购人和采购代理机构应当积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。

第二十六条 政府采购监督管理部门、采购人和采购代理机构及其工作人员违反本办法及有关档案管理规定的，依法追究其责任。

第七章　附则

　　第二十七条　本暂行办法由贵州省财政厅负责解释。

　　第二十八条　各市、州、地财政部门可根据本办法规定制定具体实施办法，同时报省财政厅备案。

　　第二十九条　本暂行办法自发布之日起施行。